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如何更好地主持群体会议

群体会议的名声一贯是效率低下的。某位着名的经济学家说过,“如果你什么事都不想做,那么会议就是不可缺少的。”
   
如果你负责主持一次会议,你怎样做才能使会议效率更高、效果更好呢?我们可以提供以下的12个步骤供参考:
   
1.准备会议日程。会议日程规定着你召集这次会议所要做的事情。在会议日程中,应该说明会议的目的,有哪些与会者,每个与会者应做什么准备,详细的会议议题,会议的具体时间和地点,以及会议的结束时间。
   
2.预先分发会议日程。应提前一定时间把会议日程分发给与会者,使他们有足够时间去做会议准备。
   
3.会前商讨。一个无准备的与会者不可能在会上充分贡献他的潜力。你的责任是,保证每个与会者有所准备,因此你要预先与他们商谈,掌握他们的准备情况。
   
4.让与会者浏览会议日程。会议开始后的第一件事情就是让与会者浏览会议日程,做一些必要的改变,然后确定最后日程。
   
5.建立具体的时间表。会议应按时开始,并有具体的结束时间。你的责任是建立具体的时间表,并保证会议按时间表上的安排顺利进行。
   
6.围绕主题展开讨论。你的责任是引导讨论的方向,让与会者围绕主题展开讨论,你应把各种干扰、混乱、无关议论减少到最低水平。
   
7.给予所有的与会者以鼓励和支持。要使解决问题的会议效果最好,就必须鼓励每个与会者做出他们的贡献,对于个性内向或保守的人,需要调动其积极性,这样他们的看法才可能被与会者了解。
   
8.保持平衡的风格。一个有效的群体领导,应该在必要的时候,起到推动作用;在另一些必要的时候,持消极态度。
   
9.鼓励各种建议的碰撞。你应鼓励大家发表不同观点,进行批判性思考,提出建设性的反对意见。
   
10.反对人格攻击。一次有效会议的特点是对各种观点的批判性评价,而不是人身攻击。主持会议时,一旦有人身攻击或其他语言侮辱情况出现,你必须迅速加以制止。
   
11.做一个有效的听众。你应集中注意力,站在对方的角度,客观地倾听与会者的发言,以一切必要的方式来理解每个与会者所要表达的真正意义。
   
12.善于收尾。结束会议前,你应总结会议所做的事情;提出会后应该采取什么样的行动;分配会后的任务。如果会上做出了一些决议,你应确定让哪些人去传达和执行这些决议。


来源:
阅读:2092
日期:2006-7-22

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